Vacante
Asistente de gestión administrativa para la antena América Central del CEMCA
Misión
El/la asistente de gestión administrativa de la antena América Central desempeña tareas administrativas y de gestión para el buen funcionamiento de la institución. Recopila, procesa y facilita la transmisión de la información de la institución. Informa y orienta a los interlocutores y usuarios, internos y externos. Se encarga de la comunicación dentro de la unidad y de la implementación de proyectos de cooperación. Asiste al responsable del CEMCA en la antena América Central en sus actividades y lo representa en caso de ausencia.
Cualificaciones y conocimientos
- Dominio del francés y del español
- Experiencia en gestión administrativa y recursos humanos.
- Formación y experiencia en el área de ciencias sociales y humanas.
- Deseable tener conocimientos en gestión de proyectos de cooperación científica.
- Manejo de Paquetería Microsoft Office (esencial Word y Excel).
- Conocimientos y experiencia en comunicación externa e interna.
- Excelente capacidad de comunicación oral y escrita.
- Manejo de redes sociales.
- Deseable uso de la herramienta Mailchimp.
Competencias/Habilidades
- Capacidad de organización y de rigor.
- Capacidad de manejar varias tareas a la vez.
- Discreción, respeto a la confidencialidad.
- Pensamiento creativo e innovador.
- Trabajar bajo presión.
- Iniciativa y proactividad.
- Alto grado de autonomía en el trabajo y toma de iniciativa.
- Habilidades de comunicación y capacidad para desarrollar el trabajo en equipo.
- Alto nivel de responsabilidad.
- Capacidad para resolver problemas.
- Manejo de relaciones interpersonales.
Ofrecemos
- El salario se informará en la entrevista.
- Ser parte de un equipo dinámico y de diferentes nacionalidades.
Horario
- Medio tiempo (20 horas semanales)
Lunes a Viernes: 08:00 a 13:00 hrs. - Deseable tener flexibilidad de horarios.
- En caso de ser candidato extranjero, debe contar con permiso de trabajo en Guatemala.
- Estar disponible a partir de enero 2025.
Enviar CV a:
- Matthieu Ménager, Responsable del CEMCA en América Central.
Correo: matthieu.menager@cemca.org.mx - Maya Collombon, Directora del CEMCA en México
Correo: direccion@cemca.org.mx
Gracias por enviar antes del 03/01/2025 su CV y carta de motivos haciendo referencia en el asunto a: Vacante: Asistente de gestión administrativa para la antena América Central del CEMCA
Actividades a desempeñar
Ligadas a la dirección:
- Atención y asistencia al responsable del CEMCA en la antena América Central en las actividades cotidianas del CEMCA.
- Manejo y seguimiento de la agenda.
- Recepción y envío del correo electrónico institucional.
- Redacción de cartas, oficios, certificados, informes, reporte anual y cualquier otro documento institucional con carácter de oficial.
- Procesar y distribuir la información interna y externa relativa para el buen funcionamiento del CEMCA en América Central.
- Manejo de expedientes y documentación.
- Organización del calendario interno de las actividades de la antena en América Central.
- Recepción y control de llamadas telefónicas.
- Trasmitir información sobre el funcionamiento general del Centro en América Central.
- Realizar actividades administrativas en general.
- Organizar la logística de las actividades (seminarios, coloquios, JJA, etc.), tales como la reservación de auditorio, solicitud de material técnico, mesa del café, etc.
- Reservar boletos de avión, autobuses y hotel para los participantes en los eventos (desde la recolección de documentos del invitado necesarios para la contabilidad hasta el trato directo con los proveedores del servicio).
- Gestionar la compra de implementos necesarios para el trabajo cotidiano de la oficina, tales como la papelería, productos de limpieza, café, etc.
- Búsqueda y contratación de proveedores de servicio de catering cuando en los eventos se requiera.
- Recibir y distribuir el correo que llega por la navette, la valija diplomática y paqueterías privadas.
- Trabajar junto al responsable de la gestión financiera del CEMCA en México en asuntos vinculados a ambos puestos.
Ligadas a la gestión financiera:
- Gestión contable y financiera de los recursos asignados (ingresos y egresos) a la antena del CEMCA en América Central, así como de los diferentes proyectos de investigación.
- Llevar la contabilidad en sus diferentes aspectos: operativo / caja / analítico.
- Elaborar y verificar los documentos justificativos de todo tipo de solicitudes de pago (misiones, boletos de avión, hospedaje, traslados, viáticos, becas, salarios, contratos de prestación de servicios, salarios, impuestos y obligaciones sociales, etc.).
- Elaborar facturas y notas expedidas por el CEMCA en América Central y gestionar el pago de facturas de proveedores y/o instituciones externas.
- Elaborar el presupuesto anual de la institución, así como supervisar y controlar su ejecución con el responsable de cada área en el CEMCA.
- Enviar los expedientes de pago a la agencia contable de la Embajada de Francia en México para su revisión y aprobación.
- Manejo de efectivo (caja chica) y realización de transferencias bancarias.
- Elaborar reportes financieros para cada tutela y/o proyectos de investigación que se lleven a cabo en el CEMCA en América Central.
- Mantener un inventario de los muebles, material informático y todos los recursos físicos que se encuentren en la antena del CEMCA en América Central.
- Tramitar el pago de viáticos de las misiones del director, investigadores y/o cualquier agente local o invitado del CEMCA en América Central.
- Monitorear el stock de publicaciones impresas del CEMCA en América Central, de manera anual y hacerse cargo de la venta de las publicaciones del CEMCA en América Central.
- Gestionar el pago de implementos necesarios para el trabajo cotidiano de la oficina.
Ligadas a la comunicación:
- Trabajar junto con el diseñador en México para la creación de carteles de las actividades del CEMCA.
- Trabajar en conjunto con el webmaster del CEMCA para actualizar el sitio web con la información de las actividades en la antena América Central.
- Difundir la información de las actividades del CEMCA en América Central por diversos canales.
- Generación de contenidos para las redes sociales del CEMCA en América Central (Facebook, Twitter y LinkedIn).
- Diseño y envío de correo masivo para la difusión de las actividades del CEMCA en América Central.
- Tomar fotografías de las actividades para las redes sociales.
- Elaboración del reporte anual de la antena América Central bajo la trama enviada por el Ministerio.
- Mantener actualizada la base de datos para la difusión
Ligadas a la cooperación:
- Elaborar y dar seguimiento a convenios de cooperación científica con instituciones centroamericanas y francesas en el área de ciencias sociales y humanas.
- Elaboración anual junto con el CEMCA en México de la solicitud de financiamiento para el CNRS.
- Apoyo administrativo en los proyectos de investigación llevados a cabo por el responsable del CEMCA en la antena América Central o los investigadores de paso.
- Mantener actualizada la afiliación de investigadores y doctorantes asociados
